Viele mittelständische Unternehmen haben in den vergangenen Monaten KI eingeführt. Die Erwartungen waren hoch, die Ergebnisse sind oft ernüchternd: Einige wenige nutzen sie intensiv, die meisten kaum. Woran das liegt, habe ich zur KI-Biennale mit Paul Gromnitza von der Wirtschaftsförderung Mülheim besprochen. Das Interview zum Start des Mittelstands mit KI ist dort erschienen.

Meine Antwort aus vielen Gesprächen mit Unternehmen und aus unserer eigenen Einführung: KI ist kein weiteres IT-Tool. Wer sie behandelt wie ein neues Office-Programm, wird enttäuscht. Wer sie als Veränderung der Arbeit begreift, gewinnt. Wie Unternehmen dabei die Daten im Griff behalten, beschreiben wir auf der Seite zu KI sicher einführen.

Wo bringt KI im Mittelstand den größten Nutzen?

In zwei Bereichen: in der Unterstützung jedes Einzelnen bei der täglichen Arbeit und in der Automatisierung von Prozessen. Der erste Bereich ist breit, aber anspruchsvoll. Jede Person muss verstehen, wie KI bei der eigenen Arbeit hilft. Dafür braucht es konkrete Beispiele, Vorlagen und Hilfestellung.

Der zweite Bereich ist vermutlich der größere Hebel. Ein Beispiel ist die Dokumentenverarbeitung: Lieferscheine kommen auf der Baustelle an, werden abgezeichnet, fotografiert und in der Zentrale abgetippt. KI erkennt Handschrift und Korrekturen. So lassen sich in einem Unternehmen rund 1.000 Dokumente pro Woche automatisiert verarbeiten. Solche Fälle findet fast jedes Unternehmen, wenn es seine Abläufe nach wiederkehrender Handarbeit durchsucht.

Kostet KI Arbeitsplätze?

Die Sorge ist verständlich und nicht völlig unbegründet: Wird eine Aufgabe automatisiert, die jemand seit Jahren erledigt, stellt sich zwangsläufig die Frage, wie die eigene Arbeit künftig aussieht. Entscheidend ist, wofür die Geschäftsführung KI einsetzt. Wer sie nur zur Kostensenkung nutzt, gerät schnell in eine Abwärtsspirale. Wer auf Wachstum und Innovation zielt, gewinnt Zeit für wertvollere Aufgaben.

Gute Beispiele definieren den Zweck einzelner Teams neu. Ein Team, das bisher vor allem Vorgänge abgearbeitet hat, unterstützt künftig andere Bereiche und gestaltet Schnittstellen effizienter. Bei uns bauen Kolleginnen und Kollegen inzwischen selbst Dashboards und kleinere Auswertungen. Damit erweitern sie ihr Wirkungsfeld erheblich.

Wie starten kleine und mittlere Unternehmen mit KI?

Mit Ausprobieren und Austausch, nicht mit einem großen Projektplan. Der erste Schritt ist, sich zu informieren und unterschiedliche Formate zu nutzen: Veranstaltungen mit Praxisbeispielen, Workshops, in denen man selbst ins Tun kommt, Meet-ups oder die Angebote der Wirtschaftsförderung.

Auch das Management muss eigene Erfahrungen sammeln. Es sollte die Möglichkeiten kennen und daraus ableiten, wie die Organisation auf die neue Arbeitsweise vorbereitet wird. Dabei darf die Geschäftsführung ihren Teams nicht zu weit vorauseilen oder sie mit eigenen Experimenten überfordern. Ebenso wertvoll ist der Austausch mit anderen Unternehmen: Was haben sie umgesetzt und wo sind sie gescheitert?

Welche Fehler bremsen die Einführung von KI?

Vor allem zwei. Beide lassen sich vermeiden. Der erste ist, KI bereitzustellen, ohne die Einführung als Veränderungsprozess zu begreifen. Wird sie nur freigeschaltet, ist die Enttäuschung programmiert: Sie wird kaum genutzt. Die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus. Besonders problematisch ist es, wenn die meisten Beschäftigten nur eine Basisversion bekommen und die leistungsfähigen Anwendungen wenigen vorbehalten bleiben. „Dann wird KI schnell zum Feigenblatt, mit dem die Geschäftsführung sagen kann: Wir haben doch etwas gemacht“, habe ich im Interview gesagt. Deshalb hat unser KI-Workplace nur einen Plan ohne Ausbaustufen: Alle im Unternehmen arbeiten mit denselben Funktionen.

Der zweite Fehler ist ein KI-Team ohne Auftrag. Die Aufforderung, beim Thema KI Gas zu geben, reicht nicht. Ein solches Team braucht ein konkretes Mandat, messbare Ziele und einen klar definierten Handlungsspielraum. Wie wir Unternehmen von der Bewertung der Anwendungsfälle bis zum Betrieb begleiten, zeigt unsere Seite zu KI-Strategie und Implementierung.

Wie organisiert man Weiterbildung für KI?

Mit drei Ebenen: breiten Einstiegsangeboten für alle, vertiefenden Formaten für bestimmte Rollen und gezielter Qualifizierung der Führungskräfte. Am Anfang stehen niedrigschwellige, freiwillige Angebote, damit jede Person im eigenen Tempo Erfahrungen sammeln kann. Dazu kommt eine rechtliche Pflicht: Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act, dass Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen, die sogenannte Schulungspflicht. Einen Einstieg bietet unser kostenloser KI-Kurs mit Zertifikat, 48 Lektionen von den Grundlagen bis zu den Pflichten aus dem AI Act. Für bestimmte Rollen und Phasen braucht es zusätzlich vertiefende und verbindliche Formate.

Führungskräfte tragen dabei eine besondere Verantwortung. Sie müssen Veränderungen in den Jobprofilen früh erkennen und die passende Weiterbildung ermöglichen, damit ihre Teams beschäftigungsfähig bleiben. Weiterbildung heißt dabei nicht nur, eine Schulung zu besuchen. Teams brauchen Raum zum Ausprobieren und für gemeinsames Gestalten: Wie wollen wir künftig mit KI zusammenarbeiten, welche Abläufe ändern wir? Was funktioniert und was nicht, zeigt sich erst im Alltag.

Fazit: Die Menschen mitnehmen

KI verändert die Arbeit grundlegend. Diese Veränderung gelingt nur, wenn Unternehmen ihre Mitarbeitenden mitnehmen, vorbereiten und kontinuierlich weiterbilden. Am Anfang stehen zwei Entscheidungen: ein Team mit klarem Auftrag und eine KI, die alle nutzen dürfen. Unser KI-Workplace ist die KI-Plattform für den Arbeitsalltag, die alle im Unternehmen vom ersten Tag an nutzen können, ohne auf private Accounts auszuweichen. Weil die Modelle bei Adacor in Deutschland laufen, arbeiten Teams damit auch an Verträgen, Protokollen und anderen internen Unterlagen. Wer sehen will, wie das im eigenen Alltag aussieht, kann den Workplace 14 Tage kostenlos testen.