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Buchhaltung und Abrechnung aus der Cloud

Die Adacor Hosting versorgt FastBill.com mit einer dedizierten IT-Infrastruktur mit virtuellen Servern, flexiblem Storage und einem Content Delivery Network. Zusätzlich zeichnet sich der Hoster für das Management des gesamten Serverbetriebs verantwortlich. Welche Herausforderungen ein Kundenprojekt wie FastBill mit sich bringt und mit welchen Lösungen die Adacor ihrem Kunden behilflich ist, lesen Sie im Beitrag.

FastBill.com entlastet Freelancer und kleine Unternehmen bei Routinearbeiten wie der Kundenverwaltung, Auftragsbearbeitung und Abrechnung. Ein zweiter Service namens FastBill Automatic unterstützt die automatisierte Abwicklung von regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen für SaaS - und Abo-Produkte.

Arbeitszeiten erfassen, Rechnungen schreiben und verschicken, Zahlungseingänge und Mahnungen im Blick haben, Belege und Arbeitsdokumente verwalten: Viele Selbstständige, kleine Agenturen und Freelancer würden sich den Aufwand für diese zeitraubenden Büroarbeiten gerne ersparen oder ihn wenigstens verringern. FastBill erfüllt diesen Wunsch: Das SaaS-Modell bietet kleinen Unternehmen die Möglichkeit Rechnungen, Kunden und Arbeitsstunden schnell und einfach zu verwalten. FastBill Automatic hingegen automatisiert die Abrechnung und Verwaltung von wiederkehrenden Leistungen und Produkten, inklusive des Zahlungseinzugs z. B. per Kreditkarte oder Lastschrift. Das Produkt eignet sich hervorragend für Unternehmen, die hochskalierbare SaaS-Produkte und Mietsachen sowie Abo-Commerce-Angebote vertreiben. Alle weiteren Infos auf Fastbill.com.

Der Zukunft einen Schritt voraus

Die dem Betriebskonzept vorausgehenden Analysen empfahlen im Ergebnis den Aufbau einer virtuellen Infrastruktur als optimale Lösung für FastBill. Der Kunde profitierte bei dieser Entscheidung davon, dass die Adacor bereits 2007 über innovative Virtualisierungstechnik verfügte. Lange bevor Cloud Computing gesellschaftsfähig wurde, stellten wir FastBill eine dedizierte IT-Infrastruktur mit virtuellen Servern, flexiblem Storage und einem CDN zur Verfügung. Auch die hohen Systemanforderungen des Online-Portals wurden im Betriebskonzept berücksichtigt: 

  1. Hohe Verfügbarkeit, da die Kunden wichtige Büro- und Buchhaltungsarbeiten über das Portal abwickeln.
  2. Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, da der Ressourcenbedarf im Vorfeld nicht planbar ist.
  3. Hoher Datenschutz, weil personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden.

Virtualisierung ermöglicht flexiblen Betrieb der Webplattform

Nachdem die Adacor und FastBill das Betriebskonzept gemeinsam entwickelt hatten, stand als nächster Schritt die Implementierung der virtuellen Infrastruktur an. Die dedizierten Hardware-Server wurden dabei auf Basis einer LAMP-Architektur aufgesetzt, die aus vier Komponenten besteht: dem Betriebssystem Linux, dem Webserver Apache, dem Datenbank-Managementsystem MySQL und der Skriptsprache PHP. Zusätzlich unterstützt ein Cluster-File-System den Dokumenten-Upload der Anwender.

Neben dem Aufbau der Systemarchitektur und der Implementierung der virtuellen Infrastruktur zählte die sichere Isolierung des Portals zu den Hauptaufgaben beim Systemdesign. Um dies zu gewährleisten, werden die virtuellen Server in einer Private Cloud betrieben. Damit befinden sie sich auf einer eigens für FastBill bereit gestellten dedizierten Hardware-Umgebung. Das Management der virtuellen Maschinen (VM) innerhalb der Private Cloud wird durch Virtualisierungs-Software von VMware realisiert. Sämtliche VMs wurden bedarfsgerecht mit CPU-Leistung, Arbeitsspeicher und Festplattenplatz ausgestattet. Wenn sich nun der Bedarf ändert, können die Ressourcen flexibel nach oben oder unten angepasst werden. Die Hardware-Server, auf denen die Infrastruktur von FastBill betrieben wird, stehen übrigens im E-shelter Campus Frankfurt am Main, dem mit insgesamt 60.000 qm RZ-Fläche größten einzelnen Rechenzentrumsstandort in Europa.

Gute Skalierbarkeit vermeidet Overhead

Aufgrund des exponentiellen und dynamischen Wachstums von FastBill, lassen sich weder über die zukünftige Lastentwicklung auf der Plattform noch über die Auslastungsintensität oder die Besucher- oder Anwenderzahlen verlässliche Angaben machen. Hohe Skalierbarkeit war deshalb von Anfang an eine der wichtigsten Systemvoraussetzung. Damit kann die Leistungsfähigkeit der Plattform zu jeder Zeit schnell genug an die gestiegenen Anforderungen angepasst werden, sobald das Geschäft von FastBill weiter expandiert. Die Cloud Services von Adacor liefern nicht nur die erforderliche Flexibilität, sie sind auch bedarfsgerecht skalierbar. Das System wächst quasi mit den Anforderungen und kann mithilfe einer intelligenten Lastverteilung auch zukünftige Herausforderungen problemlos stemmen.

Ressourcen bei FastBill Automatic flexibel angepasst

Kurz nachdem FastBill Automatic im Juni 2013 in den Markt gestartet war, stieg die Nachfrage sprunghaft an. Die Zunahme der über das System abgewickelten Transaktionen, stellte die Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems auf die Probe. Denn bei FastBill Automatic geht es nicht mehr um die Erstellung von zwei bis drei Rechnungen eines Freelancers im Monat. Vielmehr muss das System in der Lage sein, Zehntausende monatliche Rechnungen für große Unternehmen vollständig automatisiert abzuarbeiten. Das gelang, indem die entsprechenden Ressourcen sehr kurzfristig mithilfe von virtuellen Servern aus der Adacor Public Cloud nach oben angepasst wurden. Mit Erfolg: Die Cloud-Plattform konnte die höhere Auslastung problemlos verarbeiten. Jetzt läuft die Anwendung weiterhin in einer privaten Umgebung, nur ein Teil wird in einer geshareten Hardware-Umgebung aus der Public Cloud betrieben, der sg. Hybrid Cloud. Adacor behält die Lastentwicklung weiterhin im Auge, indem sie das System kontinuierlich überwacht. Dadurch können mögliche Entscheidungen über zusätzliche Hardware-Investitionen bei Bedarf zeitnah getroffen werden.

Management: Adacor überwacht Serverbetrieb 24x7

Die Mitarbeiter von FastBill möchten sich auf ihr Kerngeschäft, der Bereitstellung von Software as a Service, konzentrieren. Aus diesem Grund managt Adacor für ihren Kunden den gesamten Serverbetrieb. Das Managementpaket umfasst: 

  • 24x7-Monitoring
  • Firewall-Absicherung
  • Backup-Services mit täglichen Snapshots, Sicherheitsscans, monatliche Schwachstellen-Scans, Anti-Spam/Virus-Schutz zur Datensicherung
  • Applikationsinstallation und -optimierung
  • Betriebssystem-, Software-Updates
  • Datenbankmanagement
  • Trusted Hosting: Intrusion Prevention System / Intrusion Detection System
  • Wartungsservice
  • 24x7-Service-Hotline
  • Ticket-System (Dokumentation, Support, automatische Benachrichtigung im Störfall)
  • Notfallmanagement

Zusätzlich zu den genannten Services, beinhaltet das Management regelmäßige Lasttests. Mit diesen wird auf einer Testumgebung ermittelt, welche Last auf den Servern durch unterschiedliche Besucherzahlen erreicht wird. Durch den Vergleich der Last- und Besucherzahlenkurven, kann man den kritischen Punkt bestimmen, an dem die Antwortzeiten nicht mehr den Anforderungen genügen. Aus der Analyse des Lasttest-Reportings lässt sich abschließend eine verlässliche Aussage darüber treffen, an welcher Stelle mehr CPU-, RAM- oder IO-Leistung benötigt wird.

Virtueller Storage: viel Platz für wichtige Daten

Das Hosting von FastBill über die V-Server wird mit einem redundanten Cloud Storage zur Datenspeicherung kombiniert. Dieser bietet flexibel skalierbaren Speicherplatz und besteht aus zwei kongruenten Systemen. Die Bereitstellung der Speicherkapazität erfolgt über ein blockbasiertes Storage-System. Das heißt, wenn der Server mehr Speicherkapazität benötigt, wird der Storage zeitnah vergrößert.

CDN: weltumspannendes Netzwerk für schnelle Datenauslieferung

Online- und Fernsehkampagnen, die vorübergehende Zugriffsspitzen verursachen, oder der massenweise Abruf großer Datenmengen, stellen besondere Anforderungen an die Hosting-Infrastruktur von FastBill. So führten schon Werbemaßnahmen dazu, dass kurzfristig mehrere tausend Besucher parallel auf die Plattform zugriffen. Um für einen solchen Ansturm gerüstet zu sein, plante die Adacor bereits im Betriebskonzept den Einsatz eines Content Delivery Networks mit ein. Mit dessen Hilfe werden datenintensive Assets wie Bilder oder Videos schon vor ihrer Auslieferung auf ein weltumspannendes Netzwerk mit vielen Tausend Servern verteilt. Die praktische Umsetzung funktionierte reibungslos, sodass man sich entschloss, weitere Seiten der Webpräsenz in das Level-3-CDN einzubinden. Damit können Lastspitzen bei Marketingaktionen auch in Zukunft flexibel abgehandelt werden.

Unter den Augen des Gesetzes: Datenschutz beim FastBill-Hosting

Neben der betriebsseitigen Datensicherheit auf den Servern (Verfügbarkeits- und Backup-Konzept), spielen beim Betrieb von FastBill Datenschutzanforderungen eine wichtige Rolle. Denn bei der Nutzung von FastBill werden regelmäßig personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Den richtigen Umgang mit diesen Daten regelt in Deutschland in erster Linie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Mit seinen Vorgaben schützt es den Einzelnen davor, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird (§ 1 Abs. 1 BDSG).

Da die Adacor durch das Hosteing der Server potenziellen Zugriff auf die von FastBill gespeicherten personenbezogenen Daten hat, hat FastBill mit Adacor eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abgeschlossen. § 11 BDSG beschreibt, welche Rechte, Pflichten und Maßnahmen im Einzelnen durch den Vertrag zu treffen sind. Dem eigenen Qualitätsanspruch geschuldet, betreibt die Adacor eine umfassende Datenschutzorganisation. Eine Vorgabe daraus besagt zum Beispiel, dass sämtliche Server und Daten ausschließlich in Deutschland betrieben und gespeichert werden dürfen. "Für unsere Kunden stellt sich nicht die Frage, ob ihre Daten im Ausland geschützt sind oder nicht. Denn als Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind wir automatisch an das BDSG gebunden", erklärt Alexander Lapp den Mehrwert von Hosting made in Germany.

IKS unterstützt Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Neben den datenschutzrechtlichen Anforderungen hält sich die Adacor an die von FastBill festgelegten Compliance-Vorgaben. Hierbei kommt dem Prüfungsstandard PS 951 (die Prüfung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems) des Instituts der Wirtschaftsprüfer eine maßgebliche Rolle zu. Der Grund dafür liegt darin, dass die Kunden über die Online-Anwendungen von FastBill Kunden-, Rechnungs-, und Zahlungsdaten erheben und speichern. Selbst wenn diese Unternehmen weder der Bilanzierungspflicht unterliegen noch eine IT-Prüfung absolvieren müssen, haben sie dennoch Sorge dafür zu tragen, dass die Daten zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllen: Sie müssen korrekt sein und sicher aufbewahrt werden. Nur so kann der Wirtschaftsprüfer bzw. Steuerberater sicher sein, dass die Bilanzdaten ohne Fehler sind.

FastBill profitiert also davon, dass die Adacor ein dienstleistungsbezogenes Internes Kontrollsystem (IKS) im Unternehmen etabliert hat. Die Auditierung gibt dem Kunden eine große Sicherheit, denn so weiß er, dass die buchhaltungsrelevanten Daten seiner Kunden geschützt sind. Zusätzlich unterstützt das IKS den Wirtschaftsprüfer, da sich mit Hilfe des Systems die Schutzmaßnahmen für die FastBill-Kundendaten einwandfrei nachweisen lassen.

Vertrauen fördert Entwicklung; Entwicklung ist die Basis für Fortschritt

Der Betrieb der FastBill-Server zählt zu den langfristigen Hosting-Projekten der Adacor. Parallel mit dem stetigen Wachstum des SaaS-Dienstleisters sind regelmäßige Systemanpassungen verbunden. Wachsende Nutzerzahlen, steigender Internet-Traffic sowie komplexer werdende Produktangebote müssen bei der Weiterentwicklung des Systems berücksichtigt werden. Die enge Kooperation und das Vertrauen, welches FastBill der Adacor von Anfang an entgegenbrachte, macht die Ressourcenanpassung effizient und flexibel. „FastBill holte uns schon bei der Softwareentwicklung mit ins Boot. Unsere Ratschläge, die damals in die Entwicklung miteingeflossen sind, vereinfachen heute den Betrieb der Plattform und die bedarfsgerechte Ressourcenaufstockung“, erklärt Alexander Lapp die Vorteile der vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Kontakt

Sie haben Fragen zu unseren Services? Oder würden Sie gerne zu einem anstehenden Projekt beraten werden? Nehmen Sie einfach per Telefon oder E-Mail Kontakt zu uns auf. Wir melden uns umgehend bei Ihnen. 

Kiki Radicke
Marketingleitung
+49 69 900299 2019
marketing@adacor.com

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