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Interviews

E.ON - Ein zentrales Vorschriftenmanagement bietet viele Vorteile

Jochen Hantschel Teamleiter
Dank unserer Entscheidung für ADACOR haben wir hinsichtlich unserer Auswahlkriterien für unsere Begriffe das Optimum erreicht.

Das neue zentrale konzerninterne Vorschriftenmanagement der E.ON SE unterstützt den Konzern darin, länderübergreifend ein einheitliches Vorschriftenverständnis zu entwickeln. Jochen Hantschel von der E.ON Technologies GmbH (ETG) erläutert im Interview, welche Gründe für die Implementierung eines zentral organisierten Vorschriftenmanagements sprachen und welche Funktionen es innerhalb der E.ON SE erfüllt.

Dank unserer Entscheidung für ADACOR haben wir hinsichtlich unserer Auswahlkriterien für unsere Begriffe das Optimum erreicht.

BTS: Was genau ist die Aufgabe der E.ON Technologies GmbH (ETG) und des Teams Vorschriftenmanagement?

JOCHEN HANTSCHEL: Zunächst ist es wichtig zu wissen, das E.ON in Bezug auf ihre Tochterunternehmen zwischen globalen und regionalen Einheiten unterscheidet. In E.ON Deutschland sind beispielsweise alle jene Unternehmen gebündelt, die ausschließlich in Deutschland tätig sind. Für globale Einheiten, zu denen u. a. auch die E.ON Technologies GmbH (ETG) gehört, gilt ein weltweiter Arbeitsauftrag, was natürlich die Anforderungen an unsere Dienstleistung enorm erhöht. Konkret hält ETG als globale Einheit folgende Dienstleistungen bereit: 

  • Wir sind E.ONs Anbieter für hochwertige und strategische Ingenieurleistungen.
  • Wir sind E.ONs Wissensplattform und Schaltzentrale für Zukunftstechnologien.
  • Wir entwickeln und realisieren große Investitionsprojekte.
  • Wir bündeln das technische Projektmanagement-Wissen von E.ON und sind Treiber für Innovationen und den Einsatz zukünftiger Technologien. Von der Projektentwicklung bis zur Realisierung, Betrieb und Rückbau minimiert ETG Projektrisiken. 


Das Vorschriftenmanagement der ETG ist dabei konkret auf die Bereitstellung branchenspezifischer Dienstleistungen spezialisiert und unterstützt durch professionelles Vorschriftenmanagement für die Bereiche Technik und Recht aus technischer und organisatorischer Sicht. Die Ziele des Vorschriftenmanagements sind u. a. die Erhöhung der Rechtssicherheit für angeschlossene Unternehmen, die Berücksichtigung der qualitäts- und sicherheitsrelevanten Aspekte, die Bereitstellung zentraler Ansprechpartner für die Beschaffung von bzw. Fragen zu Vorschriften, die Verbesserung der Unternehmensprozesse und - last but not least - natürlich Kostenoptimierung. In diesem Kontext ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass wir keine Rechtsberatung im klassischen Sinne durchführen. Diese darf nur durch Volljuristen erfolgen, die ihre Dienstleistungen zuhauf am Markt anbieten. Die Beschränkung unseres Teams auf die technische und organisatorische Bewertung kann also quasi als eine Art Alleinstellungsmerkmal angesehen werden, da aktuell niemand eine vergleichbare Dienstleistung am Markt anbietet.

Was war der Auslöser für die Implementierung eines konzerneigenen Vorschriftenmanagements?

E.ON besteht aus sehr vielen Einzelgesellschaften. Deshalb ist es notwendig, ein einheitliches Verständnis hinsichtlich der Bedeutung von Vorschriften und dem Umgang mit diesen im Konzern zu entwickeln. Dies wird am besten mit einem konzerneigenen Vorschriftenmanagement erreicht. In diesem Zusammenhang sind vom juristischen Standpunkt aus betrachtet vor allem folgende Aspekte wichtig: 

  • Das Vorschriftenmanagement erhöht die Rechtssicherheit des Unternehmens und seiner Mitarbeiter.
  • JEDER Mitarbeiter muss sich mit den für seine Arbeit einschlägigen, relevanten Vorschriften bekannt machen (StGB).
  • Jeder Vorgesetzte ist VERANTWORTLICH dafür, dass alle Handlungspflichten systematisch überwacht, bestimmt und umgesetzt werden.
  • Nur bei Bereitstellung eines systematischen Vorschriftenmanagements kann ein persönliches ORGANISATIONSVERSCHULDEN ausgeschlossen werden.

Es sprechen aber auch noch andere Argumente für die Implementierung eines zentralen und konzerneigenen Vorschriftenmanagements. Es bietet dem Konzern z. B. auch wirtschaftliche Vorteile, und das gleich in zweierlei Hinsicht. Zum einen kann der Konzern bereits bei der Beschaffung von Vorschriften bessere Konditionen in Form von Konzernverträgen aushandeln. Zum anderen erschließt sich der Konzern durch das zentrale Vorschriftenmanagement ein erhebliches Einsparpotenzial bezogen auf die optimale Nutzung der eigenen Mitarbeiterressourcen. Würde in jeder der mehreren Hundert Tochtergesellschaften jeweils ein eigenes Vorschriftenmanagement gepflegt werden, d. h. Vorschriftenänderungen einsortiert und nachgehalten wer- den, würde dies deutlich mehr Arbeitszeit binden als ein zentrales Vorschriftenmanagement.

Eine weitere Idee war darüber hinaus, durch die Einführung eines konzerninternen Vorschriftenmanagements das diesbezügliche Know-how und die entsprechenden Fachkompetenzen an einer Stelle im Konzern zu bündeln. Hierdurch gewinnt es für den Konzern an Transparenz und es unterstützt den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens. Außerdem wird so ein Wissensvorsprung gegenüber jenen Unternehmen aufgebaut, die das Vorschriftenmanagement extern einkaufen.

Worin bestanden die besonderen Herausforderungen des Projektes?

Es sollte eine Plattform gefunden werden, mit der prinzipiell alle E.ON Mitarbeiter – unabhängig davon, wo in der Welt ihr Arbeits- platz ist – barrierefrei auf das Vorschriftenmanagement zugreifen können. Diese Arbeitsplätze können auch an Standorten ohne besondere IT-Infrastruktur sein. Zunächst haben wir versucht, dies mittels eines speziellen Intranets zu realisieren, denn dies bietet den Vorteil, dass es sich gut gegen Zugriffe von Unbefugten abschirmen lässt. Gleichzeitig hat es jedoch auch den Nachteil, dass es sehr aufwendig zu administrieren ist. So konnten Weiterentwicklungen des Konzerns (z. B. bei Zu- oder Verkäufen von Unternehmen) oftmals nicht zeitnah im Intranet abgebildet werden. Deshalb haben wir bereits im Jahr 2007 begonnen, nach einer alternativen Lösung zu suchen, um unserem Anspruch Rechnung zu tragen, dass jeder Mitarbeiter zu jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Vorschriften haben soll. Damals kamen wir erstmals auf die Idee, dies mittels einer externen Internetplattform zu realisieren.

Hierbei war es jedoch wichtig, die IT-Schutzbedürfnisse des Konzerns zu berücksichtigen. Dazu zählt u. a. die Umsetzung der lizenzrechtlichen Vorgaben der Regelwerksetzer. Wir entwickelten ein umfassendes Konzept, welches wir anschließend eingehend auf Compliance mit den IT-Sicherheitsbestimmungen des Konzerns prüfen ließen. Hierbei ging es u. a. auch um die Frage, ob die Inhalte, die auf einem externen Internetportal bereitgestellt werden sollen, Informationen enthalten, die – wenn sie öffentlich gemacht werden – dem Konzern Schaden zufügen oder andere rechtliche Konsequenzen mit sich bringen können. Im Rahmen dieser Konzepterstellung wurde auch ein umfangreiches Lasten- heft erstellt, indem auch die Anforderungen an den zukünftigen Hosting-Anbieter genau spezifiziert waren. Nachdem unsere Entscheidung diesbezüglich auf die ADACOR Hosting GmbH ge- fallen war, gingen wir im Frühling 2009 mit Adacor in eine erste Testphase und bereits kurze Zeit später, im Juli, in die Produktivphase. Von der Idee bis zur Realisation sind also gut zwei Jahre vergangen.

Wer war in das Projekt involviert und wer hat welche Aufgaben übernommen?

Nachdem alle konzeptionellen Vorarbeiten durch die ETG abgeschlossen und konzernintern alle Formalitäten geklärt waren, ging es an die konkrete Realisation des Internetportals. In diesem Kontext war Adacor dafür verantwortlich, die gesamte Serverumgebung zur Verfügung zu stellen und einen reibungslosen Betrieb der Plattform sicherzustellen. Auch für die Installation der benötigten Applikationen auf den Servern war und ist Adacor seitdem verantwortlich. Kommt es hierbei zu technischen Rückfragen, wird sie durch unser Team, das nicht nur in allen Fragen rund um das Vorschriftenmanagement fachlich versiert ist, sondern auch über umfangreiches anwendungsspezifisches IT-Know-how verfügt, unterstützt. Nur bei Spezialfragen z. B. zur Anwendung PERINORM wird bei Bedarf der Herausgeber der Anwendung, der Beuth-Verlag, zu Rate gezogen. Selbiges gilt für die Vorschriften-Monitoring-Datenbank (VDB). Hier hilft bei besonders kniffligen technischen Detailfragen im Zusammenhang mit der Implementierung ggf. der Programmierer weiter, der die Datenbank einst entwickelte. Die Aufgaben sind also klar verteilt. Adacor ist für den reibungs- losen Betrieb und das Einspielen von Softwareupdates verantwortlich. Das Team Vorschriftenmanagement hat das komplette Anwender- und Zugriffsmanagement sowie die gesamte Datenpflege übernommen. Diese Aufgabenverteilung hat sich in den letzten vier Jahren bewährt und funktioniert sehr gut.

Welche technischen Anforderungen muss das Portal erfüllen?

In erster Linie sind hier zu nennen die sehr hohe Verfügbarkeit (24 Stunden pro Tag, 7 Tage pro Woche), die Umsetzung der Ergebnisse der IT-Schutzbedarfsanalyse (Zugriffsrechte, Archivierung, Datensicherheit und Datensicherung), ein möglichst geringer Administrationsaufwand (z. B. beim Einspielen der monatlichen Updates) sowie darüber hinaus die möglichst flexible Aufgabenverteilung zwischen Adacor und ETG Vorschriftenmanagement. Vor allem letzteres unterstützt auch den fachlichen Austausch. Wenn wir z. B. gerne eine neue Anwendung in das Portal implementieren möchten oder Adacor einen Vorschlag zur Verbesserung der IT-Infrastruktur einbringt, dann wägen wir die jeweiligen Vor- und Nachteile zusammen sorgfältig ab. Auch geht es in diesem Kontext dann darum festzulegen, wer anschließend welche Aufgabe übernimmt. Eine hohe Flexibilität in Bezug auf die Aufgabenverteilung war und ist uns hierbei wichtig.

Wie ist der Zugriff auf das Portal geregelt?

Auf das serverseitige Back-End hat ausschließlich Adacor Zugriff. Ansonsten gilt: Die Startseite von www.vorschriftenmanagement.com sowie die dort bereitgestellten Informationen sind für jeden ohne Einschränkungen nutzbar. Erst beim Start der einzelnen Applikationen muss sich der Anwender einloggen, wobei jede Anwendung über eine eigene Benutzeranmeldung mit Passwort verfügt. Administratoren und Endanwender unterscheiden sich hierbei lediglich dadurch, dass ihnen durch das Team Vorschriftenmanagement jeweils unterschiedliche Rechte zugewiesen wurden.

Inwiefern hat das Projekt vom Know-how der Adacor profitiert?

In Bezug auf die Bereitstellung von Serverumgebungen war unser Team zum damaligen Zeitpunkt völlig unerfahren. Deshalb waren wir auf externe Unterstützung angewiesen. Zwar haben wir damals von verschiedenen Anbietern diverse Möglichkeiten aufgezeigt bekommen, am meisten überzeugt hat uns aber das Konzept von ADACOR. Wir waren auf der Suche nach einer technisch verlässlichen und qualitativ hochwertigen Lösung, die aber gleichzeitig noch wirtschaftlich sein sollte. Adacor hat diese Anforderungen mit ihrem Lösungsvorschlag am besten erfüllt. Dank unserer Entscheidung für Adacor haben wir hinsichtlich unserer Auswahlkriterien für unsere Begriffe das Optimum erreicht.

Sind weitere Dienstleistungen rund um das Vorschriftenmanagement geplant?

Ja, wir sind ständig dabei, uns zu verbessern und unsere Dienstleistungen auszubauen. Konkret ist aktuell z. B. der Ausbau der Einbindung internationaler E.ON Gesellschaften geplant, denn wir haben noch lange nicht mit allen Gesellschaften Verträge abgeschlossen. Auch das Thema Sprachen beschäftigt uns. Die E.ON-Konzernsprachen sind Deutsch und Englisch. Die Regelwerkentwickler bedienen die drei Hauptsprachen der Europäischen Union, also Deutsch, Englisch und Französisch. Es gibt aber weltweit genügend Länder (z. B. in Osteuropa), in denen wir nicht davon ausgehen können, dass diese Sprachen so geläufig und weit verbreitet sind wie beispielsweise in Westeuropa. Hier müssen neue innovative Lösungen entwickelt werden, um etwaige Sprachbarrieren nachhaltig zu überwinden. Dann ist da noch das gesamte Schulungsfeld. Denn allein aus Kostengründen können wir nicht überall Präsenzschulungen durchführen. Gleichzeitig sind jedoch noch nicht überall die technischen Voraussetzungen erfüllt, um Schulungen z. B. mittels Videokonferenzen zu realisieren. Hier gilt es ebenfalls, wirtschaftliche Lösungsansätze zu erarbeiten, die gleichzeitig den Schulungsbedarf unserer Kunden bestmöglich bedienen.

Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag zur Prozessoptimierung durch Vorschriftenmanagement.

Kontakt

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Kiki Radicke
Marketingleitung
+49 69 900299 2019
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